نقش و عملکرد واحد برنامه ریزی

نقش و عملکرد واحد برنامه ریزی، فراهم نمودن یک ابزار کنترلی برای مدیریت مؤثر پروژه می باشد و یکپارچه سازی عملکرد واحدهای مهندسی، تدارکات و ساختمان و نصب برای اجرای بهینه پروژه از اهداف برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد. این یکپارچه سازی اساساً از طریق تعریف صحیح و منطقی ترتیب و توالی فعالیتهای مهندسی، تدارکات و اجرا حاصل می گردد. سپس منابع و زمان انجام فعالیتها در برنامة اجرائی لحاظ شده و فعالیتهای بحرانی مشخص می گردند و بدینگونه برنامة زمانبندی پروژه به صورت یک مدرک واقعی و منطقی شکل می گیرد و کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه بعنوان هماهنگ کننده  کنترل زمان و هزینه در کنار بخشهای مهندسی و تدارکات در تعاملی نزدیک حضور دارد تا کلیة افراد درگیر براساس برنامه زمانی و بودجه اختصاص یافته فعالیت کنند.
یکی دیگر از ابعاد کنترل زمان و هزینه تأکید بسیار بر یکپارچه سازی کلیه فازهای پروژه از زمان مهندسی اصولی تا طراحی خرید، ساخت، پیش راه اندازی و راه اندازی می باشد.  برنامه ها سطوح کلی و جزیی اطلاعات مختلف مورد نیاز را در هر فاز پروژه بشرح زیر منعکس می کنند: الف) زمان بندی اولیه پروژه: فعالیتهای ابتدایی و آغازین پروژه را نشان می دهد. ب) برنامه اصلی پروژه: در سطوح بالا به صورت نمودار میله ای چارچوب زمان کلی و مقاطع حساس پروژه را نشان می دهد. پ) برنامة تفصیلی پروژه: این برنامه به صورت شبکه CPM (روش مسیر بحرانی) تنظیم می گردد که میزان بحرانی بودن فعالیتها را براساس شناوری کل و آزاد نشان می دهد. زمان بندی شبکه ای با کمک نرم افزارهای کنترل پروژه مثل پریماورا تهیه میگردد . ت) زمان بندی کمکی: پایین ترین سطحی است که تک تک مدارک قابل تحویل را نشان می دهد.( مانند لیست کنترل مدارک (DCI) و لیست کنترل سفارشات (RCI) در اصل کلیه عملیات کنترلی در پایین ترین سطوح شکسته شده اعمال می گردد. برای مثال نظارت بر کلیة نقشه ها و مدارک قابل تحویل، درخواست خریدها و فعالیتهای اجرایی. نظارت دقیق و کنترل تمامی فعالیتها از اهمیت زیاد و حیاتی برخوردار می باشد و بر این مبنا است که می توان اتمام پروژه را در زمان مقرر تضمین نمود. اعمال این نظارت و کنترل با فرآیندهای متعدد و متنوعی به شرح زیر انجام می گردند: ·         مرور پیشرفت پروژه به صورت هفتگی و ماهانه. ·         اندازه گیری پیشرفت واقعی و حاصل شده نسبت به پیشرفت برنامه ریزی شده. ·         تجزیه وتحلیل رشته فعالیتهای بحرانی ، جهت اقدام متقابل برای فائق آمدن بر تأخیرات و انحراف زمانی فعالیتها. ·          تجزیه وتحلیل هرگونه تغییر در محدودة کاری و بررسی نتیجه این تغییرات در زمانبندی پروژه

اهداف بهبود

اهداف بهبود

ما قبول کردیم که سیستم جدید باید بهبودهای هدفمندی را برای فرایند مدیریت پروژه تامین نماید. این بدان معنا بود که ما نیاز داریم در سریع‌ترین زمان ممکن، اهداف خود را در فرایند بهبود تعریف کنیم به نحوی که بتوانیم نیازمندی‌های سیستم را برای رسیدن به این اهداف تعریف کرده و فرایند به‌کارگیری سیستم را آسان کنیم. ما به این نتیجه رسیدیم که اهداف بهبود برای سیستم جدید باید:

·         تیم پروژه را قادر سازد تا منشا مغایرت‌های چشمگیر را تشخیص داده و دلایل انحراف پروژه را از برنامه پیش‌بینی شده تعیین کنند.

·         به تیم پروژه اجازه دهد تا وضعیت پکیج‌های کاری را برای تعیین کار انجام شده و کار باقیمانده پیگیری کنند.

·         با سیستم‌های اطلاعاتی بزرگ‌تر موجود در سازمان ارتباط برقرار کرده و با آن‌ها سازگار باشد.

·         به تیم پروژه کمک کند تا تاثیر ریسک‌های مختلف را بر خط مبنای زمان، هزینه و کیفیت پیش‌بینی کنند.

·         به تیم پروژه بینش لازم را بدهد تا بتوانند تشخیص دهند چه بازنگری‌هایی بر روی خطوط مبنا باید انجام گیرد، در چه زمانی باید این بازنگری‌ها انجام شود و چرا باید این بازنگری‌ها را روی خطوط مبنای زمان، هزینه یا کیفیت انجام دهند.

·         با ساختار شکست کار (WBS) یکپارچه باشد، به نحوی که توانایی تهیه گزارش وضعیت پکیج‌های کاری را در چرخه‌ی عمر پروژه مهیا سازد. در این گزارش‌ها باید پکیج‌های کاری، کد هزینه‌ی مربوطه، برنامه زمانی، و فرد متولی هر پکیج کاری قابل شناسایی باشد.

مهندسی مجدد فرایند مدیریت پروژه

ما فرایند موجود مدیریت را آنالیز نمودیم و متوجه شدیم که این فرایندها برای حل مشکلات کسب و کار و رسیدن به اهداف بهبود ناکافی هستند. بنابراین، تغییرات چشمگیری برای انجام لازم بود. ما مجبور بودیم قبل از وارد شدن به فاز پیاده‌سازی سیستم اطلاعات مدیریت پروژه زمان قابل توجهی را برای توسعه و مستندسازی فرایندهای جدید تخصیص دهیم.

فاصله‌ی زیادی بین نیازهای اطلاعاتی تشخیص داده شده و روش‌ها و فرایندهای موجود مدیریت پروژه وجود داشت. به همین خاطر لازم بود تا تعداد قابل توجهی روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌های مدیریت پروژه را تولید کنیم. ما روی هشت گروه از روش‌های اجرایی تمرکز کردیم. در زیر تعدادی از فهرست روش‌های اجرایی و دسته بندی‌های آن‌ها ارایه شده است:

روش‌های اجرایی برای تعریف پروژه

·         برآورد اولیه

·         تعیین مشخصات فنی

·         نحوه‌ی شروع پروژه

روش‌های اجرایی برآورد و کنترل هزینه

·         تخمین هزینه از پایین به بالا

·         کنترل هزینه

·         بازخورد گرفتن از کنترل هزینه

روش‌های اجرایی برنامه‌ریزی

·         فرهنگ لغات برنامه‌ریزی

·         مایلستون‌ها (وقایع عمده‌ی) پروژه

·         روش‌های اجرایی برای مدیریت منابع انسانی

·         روش اجرایی کدگذاری

روش‌های اجرایی برای مدیریت تدارکات

·         انتخاب تامین‌کنندگان

·         ارزیابی تامین‌کنندگان

روش‌های اجرایی مدیریت مواد

·         پیگیری و تسریع امور

·         کنترل موجودی

·         بازرسی جهت تضمین کیفیت

·         داده‌های تامین کنندگان

روش‌های اجرایی برای مدیریت اسناد

·         سیستم شماره‌گذاری

·         پروفایل‌های توزیع مدارک و اسناد

·         ساختار بایگانی مدارک

روش‌های اجرایی برای یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت اطلاعات پروژه با سایر سیستم‌های اطلاعاتی

·         دیکشنری داده‌ها

تا به اینجا، ما به چگونگی تعریف و بررسی نیاز سازمان برای توسعه و پیاده‌سازی PMIS، تشخیص علایم مشکلات، موضوعاتی که در فاز برنامه‌ریزی می‌باید برای پیاده‌سازی سیستم بررسی شوند، اهداف بهبود، و روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌های مورد نیاز برای پیاده‌سازی سیستم پرداختیم. بدیهی است برای پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت اطلاعات پروژه لازم است تا قبلا «نیازهای اطلاعاتی ذینفعان پروژه» را که بخش اصلی سیستم اطلاعات مدیریت پروژه است تشخیص داده و سپس به پیاده‌سازی سیستم بپردازیم. در مرحله‌ی بعد، می‌خواهیم کاربردهای PMIS را تعریف کنیم به نحوی که اطمینان حاصل نماییم PMIS اطلاعات لازم را برای مدیران و ذینفعان پروژه ایجاد می‌نماید.

همانگونه که قبلا گفتیم، یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه شامل اطلاعاتی است که برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه دادن به یک پروژه اساسی است. برای مدیران پروژه، یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه نقش حساسی را در ماموریت پروژه ایفا می‌کند. این نقش توسط ایجاد تصویر کامل با جزئیات لازم از تمام پروژه در سازمان در کلیه‌ی مراحل چرخه‌ی عمر پروژه ایفا می‌شود.

چارچوب سیستم اطلاعات مدیریت پروژه‌ای که در این پروژه به آن می‌پردازیم شامل یک متدولوژی برای جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره‌سازی، پردازش و توزیع اطلاعات پروژه می‌باشد. این چارچوب به ما اجازه می‌دهد تا با در نظر گرفتن اهداف تعیین شده برای کارایی مدیریت زمان، هزینه و کیفیت پروژه، وضعیت پروژه را ارزیابی نماییم.

سیستم مدیریت اطلاعات پروژه شامل افراد، سیاست‌ها، روش‌های اجرایی و سیستم‌های دستی و اتوماتیک نیز می‌شود. این عوامل امکان برنامه‌ریزی، نظارت، ارزیابی و کنترل پروژه را از طریق کانا‌ل‌های رسمی و غیر رسمی مهیا می‌نمایند. کانال‌های رسمی شامل گزارش‌های مکتوب و جلسات رسمی ارزیابی و کنترل پروژه و کانال‌های غیررسمی شامل مشاهدات مدیران پروژه و صحبت‌های غیر رسمی افراد تیم پروژه می‌باشد.

PMIS در چرخه‌ی عمر مدیریت پروژه

تشخیص کارکردهای PMIS و نحوه ارتباط آن‌ها با چرخه‌ی عمر مدیریت پروژه بسیار مهم است. این کارکردها در چهار حیطه‌ی اولیه عمل می‌کنند:

فاز آغازین: در طول فاز آغازین پروژه، مدیران پروژه PMIS را برای موارد زیر به‌کار می‌برند:

بودجه‌بندی اولیه، شامل برآورد هزینه، نیازمندی‌های نیروی انسانی و ساختار مالی

برنامه‌ریزی اولیه، شامل مدل شبکه برنامه زمان‌بندی، برنامه‌ریزی زمان، و گزارش‌های خلاصه

چرخه‌ی تایید کار، شامل تعریف محدوده‌ی کارها، تهیه پیشنهاد و ارایه اطلاعات به مدیران

برنامه‌ریزی: در فاز برنامه‌ریزی مدیران پروژه PMIS را برای موارد زیر به‌کار می‌برند:

برنامه‌ریزی تفصیلی، شامل آنالیز تفصیلی فعالیت‌ها، تقویم‌های کاری پروژه، و آنالیز مسیر بحرانی

برنامه‌ریزی مدیریت هزینه، شامل آنالیز تفصیلی ساختار شکست کار، جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی روش‌های اجرایی کنترل، و مشخصات مراکز هزینه

برنامه‌ریزی منابع، شامل نیازمندی‌های نیروی انسانی، اقلام و مصالح و تجهیزات و ماشین‌آلات، در دسترس بودن منابع، و تسطیح منابع

تثبیت خط مبنای پروژه شامل تثبیت محدوده، برنامه‌ی زمانی و برنامه‌ی هزینه

اجرا و کنترل: وقتی پروژه اجرا می‌شود، تیم پروژه اطلاعات جاری را از کلیه بخش‌ها و کارگاه‌های پروژه جمع آوری کرده و در بانک اطلاعاتی پروژه ذخیره می‌نمایند. تیم پروژه اطلاعات واقعی پروژه را با خط مبنای پروژه مقایسه می‌کنند تا پیشرفت پروژه را بررسی نمایند. کارکرد سیستم اطلاعات مدیریت پروژه در این زمان نمودن امکاناتی برای پیش‌بینی زمان و هزینه لازم برای اتمام پروژه است. بدین‌سان مدیران پروژه می‌توانند سناریوهای مختلف را برای ادامه‌ی اجرای پروژه تعریف کرده و استراتژی‌های اصلاحی را اتخاذ نمایند. این موضوع به مدیران پروژه و ذینفعان کمک می‌کند تا فرصت‌های موجود را برای کاهش هزینه و شتاب دادن به برنامه زمانی پروژه بررسی کنند. اگر سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را با بانک اطلاعاتی خرید و موجودی کالا ارتباط دهیم، به پیش‌برد پاسخگویی به درخواست‌های خرید، کنترل موجودی، و پیگیری تحویل کالا در پروژه کمک می‌کند. در این فاز، مدیر پروژه PMIS را برای موارد زیر استفاده می‌کند:

مدیریت کالا، شامل تسریع پاسخگویی به درخواست‌های خرید، ردیابی تحویل کالا، و کنترل موجودی

مدیریت هزینه، شامل جمع‌آوری اطلاعات هزینه‌های واقعی، استخراج اطلاعات حسابداری، و خلاصه‌سازی داده‌های مربوط به هزینه

اندازه‌گیری عملکرد، که شامل نظارت بر وضعیتپروژه ،تجزیه و تحلیلانحراف از وضعیت مطلوب، ارزیابی میزان بهره وری،وپیش‌‌بینیروندها می‌باشد.

مدیریت اسناد، شامل کنترل نقشه‌ها، ردیابی وضعیت قراردادها، و سایر مستندات و گزارش‌ها

گزارش‌دهی، شامل بازنگری بودجه، به روزرسانی و اصلاح برنامه‌های زمان‌بندی، آنالیز روش‌های جایگزین در برنامه‌ریزی و اجرا و پیشنهاد اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی

فاز اختتام پروژه: در طول این فاز، مدیر پروژه و تیم پروژه از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه برای بررسی نیازمندی‌هایی که موجب می‌شود از تحقق کلیه الزامات قراردادی پروژه اطمینان حاصل شود استفاده می‌شود. در طول چرخه‌ی حیات پروژه، تیم پروژه اطلاعات پروژه را در بانک اطلاعاتی وارد کرده‌اند. ما باید این اطلاعات را به‌درستی سازماندهی کنیم زیرا این کار باعث می‌شود تا آرشیو جامعی از پروژه شامل بررسی عملکرد قراردادی، تجزیه و تحلیل بهره‌وری، گزارش نهایی پروژه و آرشیو‌های منظم اطلاعات پروژه بر حسب تاریخ داشته باشیم.

ماژول های اصلی PMIS

یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه )دستی و یا خودکار) شامل ماژول های زیر می‌باشد. این ماژول‌ها برای دستیابی به تصمیم‌گیری‌ها و گزارش‌دهی‌های خاص پروژه طراحی می‌شود:

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی: این ماژول یک فرایند سیتماتیک را برای ترسیم اهداف کیفی، وابستگی‌ها و اطلاعات حساس به زمان را در پروژه فراهم می‌کند.

بودجه‌بندی: این ماژول برای نظارت بر کنترل هزینه به‌کار می‌رود و با ساختار شکست کار پروژه یکپارچه و در ارتباط است. این ماژول امکان ردیابی و پیگیری بودجه و هزینه‌های مربوطه را در هر بسته‌ی کاری مهیا می‌نماید.

مجوز کار و کنترل: این ماژول پایه‌ای را برای به جریان افتادن دستور کارها ایجاد می‌نماید. هر دستور کار یک بخش کوچک اما بسیار مهم در کنترل پروژه است. این مهم مشخص می‌کند که ما چگونه در حال اجرای الزامات پروژه هستیم، چه منابعی را اجازه داریم استفاده کنیم و مدت زمانی لازم برای تکمیل کار چقدر است.

کنترل تغییرات: این ماژول سیستم رسمی برای بررسی و کنترل تغییرات ایجاد می‌نماید.

·         تغییرات را به محض رخداد شناسایی می‌کند.

·         پیامدهای تغییرات را به صورت تاثیر آن بر هزینه‌ها، مدت زمان و سایر فعالیت‌های پروژه آشکار می‌سازد.

·         امکان تجزیه و تحلیل مدیریتی و جستجو برای پیدا کردن راه‌های جایگزین و تصمیم‌گیری برای قبول یا رد تغییر را مهیا می‌سازد.

·         این ماژول تغییرات را به کلیه بخش‌هایی که تحت تاثیر تغییرات قرار گرفته است مرتبط می‌سازد.

·         سیاست لازم را برای کاهش ناسازگاری‌ها و حل کردن اختلافات مشخص می‌کند.

·         اطمینان می‌دهد که تیم پروژه تغییرات تایید شده را اجرا کرده‌اند.

·         به‌صورت دوره‌ای کلیه‌ی تغییرات و تاثیر آن‌ها بر پروژه را با تاریخ گزارش می‌دهد.

ارتباط دادن تمام این کارکردها: این ماژول گزارش‌های روایی منظمی را در هر سطح پروژه ایجاد می‌نماید. این گزارش‌ها می‌باید نیازهای اطلاعاتی تمام ذینفعان پروژه را پوشش دهد.

سایر ماژول‌ها: برخی پروژه‌های خاص نیازمند ماژول‌ها تکمیلی دیگری نظیر مدیریت منابع، کنترل موجودی، مدیریت اسناد، ایمنی ومدیریت ریسک هستند.

فرایند پیاده‌سازی

برای پیاده‌سازی سیستم، ابتدا فهرستی از الزامات را بر پایه‌ی نیازهای اطلاعاتی ذینفعان در چرخه‌ی عمر پروژه تهیه کردیم. سپس این فهرست را برای تحقیق در مورد انواع محصولات، تامین‌کنندگان و مراجعی که توانایی ارایه راهکار مناسب برای پیاده‌سازی PMIS را داشتند استفاده کردیم. سپس یک لیست کوتاه از محصولات نرم افزاری مناسب‌تر و تامین‌کنندگان برتر تهیه کرده و پس از بررسی آن‌ها، یکی از محصولات را به‌صورت آزمایشی انتخاب کردیم و در یک مقیاس کوچک از پروژه آن را تست کردیم و بعد از اصلاحات جزئی، نسبت به پیاده‌سازی کامل سیستم اقدام کردیم.

نتایج

برای بررسی نتایج حاصل از این پروژه، لازم است تا سیستم حداقل برای یک سال مورد استفاده قرار گیرد. علاوه بر این، برای بهبود این سیستم، لازم است فرایندهای مدیریت پروژه نیز در سازمان به‌طور مداوم بهبود یابند.

ذینفعان پروژه باید از اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را در به‌کارگیری منابع در پروژه درک نمایند. یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه بخش اصلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌باشد. این سیستم در کل چرخه‌ی عمر پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد و سیستم اطلاعات سازمانی را پشتیبانی می‌کند. این سیستم، اطلاعات مرتبط، به موقع و دقیق را ایجاد می‌نماید که برای مدیریت هر پروژه‌ای بسیار حیاتی است.

روش مدیریت اجرائی پروژه

روش مدیریت اجرائی پروژه

در این قسمت بخشهای اجرائی مسئول می باشند تا عملیات اجرایی پروژه را بر اساس روش های تأیید شده و متدولوژهایی که این شرکت برای فعالیت های اجرائی خود درواحدهای نفتی و پتروشیمی تهیه می نماید اجرا و تکمیل نماین.  لذا شرح مختصری از فعالیتهایی که امورات مختلف پروژه برای تکمیل یک پروژه انجام خواهند داد ذیلا ارائه می گردد.

1-    دفتر فنی

خدمات فنی ومهندسی ذیل بعهده دفتر فنی می­باشد:

-         دسته بندی کلیه نقشه ها ومدارک فنی جهت سهولت انجام کار و قابل دسترس بودن چنین مدارکی

-         ثبت کلیه نقشه هاو مدارک با قید آخرین تغییرات

-         مطابقت کلیه نقشه ها ود مدارک با یکدیگر بطوریکه در زمان اجرای پروژه مشکل و تناقضی در مدارک اسناد و نقشه ها وجود نداشته باشد.

-         تهیه نقشه های کارگاهی درصورت نیاز

-         استخراج اطلاعات مورد نیاز واحد های مختلف

-         آمادگی جهت هرگونه اطلاعات فنی مورد نیاز درکارگاه

-         تهیه لیست اجناس مورد نیاز نفرات اجرائی کارگاه بصورت روزانه ، هفتگی و ماهانه

-         تهیه MTO ، لیست اجناس مورد نیاز کارگاه و مطابقت آن با اجناس موجود درانبار و تهیه لیست کمبود آن

-         به روز نمودن کلیه اجناس موجود درکارگاه

-         تنظیم انجام کارنفرات کارگاهی با مواد موجود درکارگاه

-         تهیه گزارشات فنی از مسائل ومشکلات جهت تصمیم گیریهای اساسی

-         به  روز نمودن برنامه های اجرائی

-         ارائه خدمات کامپیوتری

-         نظارت براجرای کنترل کیفی کار

-         نظارت وهدایت گروه تدارکات جهت دریافت مصالح از انبارهای کارفرما و حصول اطمینان از استفاده صحیح طبق نقشه ها واسناد و مشخصات در کارگاه

2-   برنامه ریزی

-         انجام امور برنامه ریزی با نرم افزارهای کامپیوتری به روز

-         تهیه برنامه ریزی بحرانی انجام کاراجرائی

-         تهیه جزئیات برنامه ریزی

-         کنترل پروژه

-         تهیه گزارش از پیشرفت فیزیکی کار در تقاطع خاص

-         تهیه و تنظیم صورت جلسه های اجرای کار وصورت وضعیتهای ماهیانه با توجه به پیشرفت کار پروژه

3-  امور پشتیبانی

-         بخش امور پشتیبانی وظیفه نگهداری تجهیزات و اجناس مورد نیاز گروه های اجرائی وهمچنین ذخیره سازی مواد و مصالح مصرفی مختلف در تقاطع مختلف می باشد و از قسمتهای ذیل تشکیل گردیده است :

-         انبار مصالح مصرفی

-         انبار قطعات

-         انبار مصالح عمومی

-         انبار کالای پروژه

-         انبار لوازم و ابزار مورد نیاز کارگاه

-         پشتیبانی درجهت سرویس دهی به بخشهای مختلف کارگاهی ازنظرماشین آلات مورد نیاز آنها

4-   ایمنی و حفاظت محیط زیست

ما طی سالها و به تجربه آموختیم که ایمنی محیط کار و سلامت کارکنان از مهمترین اصول کار است لذا ایمنی (HSE) را در اجرای پروژه ها در سر لوحه کار خود قراردادیم.

این  شرکت جهت اجرای کارها بصورت ایمن و حفظ سلامت افراد و محیط زیست روش ها و دستورالعمل هائی را تهیه و تدوین نموده است. در میان مواردی که بایستی در طول پروژه به اجرا گذارده شوند مواردی وجود دارد که در کارگاههای اینشرکت بطور روزمزه همیشگی کنترل می گردد که سر فصل آنها بشرح می باشد:

-         آموزش ایمنی به تمامی کارکنان پروژه متناسب با شغل و تخصص ایشان قبل از ورود به سا یت وصدور گواهی از سوی واحد ایمنی بنام فرد آموزش دیده.

-         ملبس نمودن تمامی افراد به البسه ایمنی قبل از ورود به سایت.

-         بررسی وضعیت آزما یش وسا یل حمل و نقل و صدور گواهی Certificate Condition  برای این دسته از تجهیزات با توجه به این امر که این تجهیزات عوامل اصلی بروز تصادفات و ایجاد خطر در محیط های کار و مسیر های رفت و آمد هستند.

-         همانگونه که در بخش اجرای کارها توضیح داده شد اینشرکت قبل از هر فعالیتی ابتد ا روشهای اجرا را تهیه خواهد نمود. اجرای روش تصویب شده به لحاظ رعایت موارد ایمنی خواسته شده در این روش توسط مسئول ایمنی کارگاه کنترل و نظارت خواهد شد.

-         تهیه Check List از وضعیت ایمنی فعالیتهای در دست اجرا و کنترل مستمر موارد تا حذف احتمال بروز حادثه و رفع مشکلات و پیگیری ادامه فعالیتها بصورت صد در صد ایمنی.

-         نظارت بر Waste Management’s Site Cleaning بصورت مستمر

-         محصور نمودن و ایمن نمودن گود برداریها و مکانهائی که خطر سقوط را ایجاد می کنند.

-         بازرسی و کنترل سیستمها و تابلوهای برق موقت بصورت مستمر زیرا تمامی تابلوهای برق موقت که در دوران اجرای کارپروژه به کار گرفته خواهند شد باید به کلید Earth Leakage Circuit Breaker مجهز باشند  تا در صورت بروز اتصال کوتاه بین تجهیزات و ابزار مورد استفاده با برق هیچگونه خطری متوجه افراد نگردد.

5-   کنترل کیفیت

در مهندسی کنترل کیفیت این شرکت کارهای مربوط به اسناد و مدارک پروژه و همچنین اجرای عملیات پروژه را بر طبق استانداردها و مشخصات فنی پروژه کنترل و آنها در کتابچه ها و فرمهای مربوطه ثبت می نمایند و در پایان پروژه همراه با کتابچه تکمیل مکانیکی واحد به کارفرما ارائه می نمایند خلاصه فرمها و دستورالعمل ها در کتابچه QA/QC Manual این شرکت ارائه شده است.

6-   آزمایشات

از آنجاییکه کارهای آزمایشات غیرمخرب  در انحصارشرکت های خاص است لذا شرکت بهسازان توسعه آرمان کارهای آزمایشات غیر مخرب خود را به پیمانکار دست دوم واگذار می نماید. یکی از پیمانکاران همکار این شرکت، شرکت متالوژی رازی  می باشد.

7-  تهیه روش های تحویل متریال پروژه و انبارداری کالا

کالاهای پروژه با تنظیم فرمهای درخواست کالا و درج مشخصات فنی کامل از کارفرما درخواست و پس از تحویل به کارگاههای ساخت و یا محل نصب انتقال داده خواهد شد. کالاهای کوچک که تا هنگام مصرف بایستی نزد پیمانکار نگهداری شود، به انبارهای پیمانکار منتقل و در آنجا حفظ و نگهداری خواهد شد . روش انبارداری و نرم افزاری که بهسازان توسعه آرمان جهت انبارداری کالای پروژه استفاده خواهد کرد بلافاصله پس از موثر شدن قرارداد به کارفرما ارایه خواهد شد تا کارفرما و پیمانکار بتوانند بطور همزمان کالاهای پروژه را کنترل نمایند .

8-  تجهیز کارگاه

امکانات لازم کارگاهی شامل ماشین آلات، ابزار آلات، کانکس های دفتری، کانتینرهای انبار و لوازم خوابگاهی جهت تجهیز و بکارگیری نیروی انسانی را داشته و بتواند کارگاه خود را در کمتر از یک ماه زمان تجهیز نماید

یک مدیر پروژه باید دارای چه توانمندیهایی باشد ؟

یک مدیر پروژه باید دارای چه توانمندیهایی باشد ؟

دامنه‌ عملیاتی پروژه‌ها و اعمال مدیریت بر آنها ، بازه‌ای وسیع‌تر از محدوده‌ خود پروژه را دربردارد . سازمان اجرای پروژه معمولا به ‌عنوان بخشی از سازمان‌ها ، شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی مطرح ‌است . ساختار سازمان ‌اجرایی پروژها ، اغلب متاثر از اقتضا و محدودیت‌های استفاده از منابع ‌کاری در آنها هستند . در هرشکلی از سازمان ‌اجرایی پروژه ، این مدیر پروژه است که به ‌عنوان مسئول آن و تحویل‌دهنده‌ کار مطرح ‌است . در سازمانهای پروژه‌مدار ، مدیر پروژه کلیه‌ اختیارات و استقلال یک مدیر را دارا بوده ، کلیه‌ بخش‌ها را شخصا مدیریت‌ می‌کنند . این وضع در سازمانهای وظیفه‌ای که بر مبنای پروژه‌ها طراحی نشده‌اند متفاوت است و مدیر در آنها بیشتر یک هماهنگ‌کننده یا پیگیری‌کننده است .

مدیریت ‌عمومی دربرگیرنده‌ طیف ‌گسترده‌ای از جنبه‌های مختلف سرپرستی فعالیتهای مستمر است . مهارت‌های مدیریت‌ عمومی ، پایه و مبنای اصلی مهارت‌های مدیریت‌ پروژه هستند و آگاهی کامل از آنها اغلب برای مدیران‌ پروژه ضروریست . تواناییهای یک مدیر پروژه از دیدگاه PMBOK به‌شرح ذیل است :

1 - رهبری

رهبری (Leadership) و مدیریت (Management)، از یکدیگر متمایزند ولی نیاز توامان به آنها در پروژه احساس‌می‌شود . مدیریت توجه‌خاص به سازگاری بین نتایج اصلی حاصله و انتظارات متولیان و مجریان است درحالیکه رهبری شامل موضوعات زیر است :

Ø     تعیین اهداف ‌سازمانی : مشخص ‌نمودن اهداف و تبیین استراتژی دستیابی به آنها .

Ø  همسوسازی متولیان و مجریان : ایجاد ارتباط و همسوسازی اهداف ‌فردی و ایجاد انگیزه‌ همکاری‌ مشترک بین دست‌اندرکاران برای حصول به اهداف سازمانی .

Ø  ایجاد انگیزش : کمک به متولیان و مجریان در ایجاد انگیزه در آنها برای غلبه ‌بر مشکلات محیطی ، قوانین اداری و سایر محدودیت‌های فردی .

انتظار می‌رود در پروژه‌ها ، به‌خصوص پروژه‌های بزرگ ، مدیر پروژه ، رهبر نیز باشد . این رهبری نه ‌تنها در امور پروژه ، که در همه‌ بخش‌های ارتباطی اعضای تیم ‌پروژه جریان‌ می‌یابد .

2- ارتباطات

موضوع‌اصلی ارتباط (Communicating)تبادل اطلاعات است . طراحی و پیاده‌سازی جریان درست داده‌های دقیق و پردازش مناسب آنها به‌منظور دستیابی به اطلاعات درست، از مهارتهای مهم مدیریت‌ عمومی است . انواع روش‌های ارتباطی در پروژه گسترده است و طیف وسیعی شامل ارتباطات شفاهی ، نوشتاری ، شنیداری و گفتاری ، رسمی و غیررسمی ، داخلی و خارجی ، عمودی و افقی را دربردارد .

مدیر پروژه باید روش ‌درست انتقال اطلاعات و چگونگی برقراری ارتباط در هر بخش را به‌ دقت طراحی کند تا از گردش مطلوب اطلاعات در سازمان پروژه‌اش اطمینان ‌یابد . داشتن اطلاعات درست ، دقیق و به‌هنگام ، از پیش‌شرط‌های لازم برای تصمیم‌سازی است . اهمیت این مساله در پروژه‌ها به‌حدی است که PMBOK، فصل‌دهم خود را به مساله‌ ارتباطات در پروژه اختصاص داده ‌است .

3- مذاکره

مذاکره (Negotiation) مشاوره و رایزنی با دیگران برای کسب نتیجه و دستیابی به توافقی‌مشخص است . بسیاری از توافقات با حضور طرفین یا نمایندگانشان و با گفتگو حاصل‌می‌گردد . میانجی‌گری ، حکمیت و داوری ، برخی اشکال گوناگون مذاکره هستند . مذاکرات در پروژه‌ها، به‌دفعات و در زمان‌های مختلفی صورت‌ می‌پذیرد .

4- حل‌وفصل اختلافات

حل مشکلات پروژه (Problem Solving) ، تلفیق توام بیان ‌مسایل ‌روزمره و اخذ تصمیم است . حل ‌مشکلات نیاز به ریشه‌یابی آنها و یافتن علت‌ومعلول‌هاست . حل‌وفصل مشکلات ، شامل تجزیه و تحلیل مساله و تعیین راه‌حل‌های مناسب و سپس انتخاب یکی از آنان ، از فعالیتهای مهم مدیریت است . تصمیمات باید به‌موقع اتخاذ شوند و اجرای آنها به‌دقت پیگیری‌ شود .

5- تاثیر بر سازمان

توانایی ‌سازمان ، قابلیت انجام به‌موقع امور است . برای ایجاد این قابلیت باید هماهنگی مناسب بین اجزای سازمان برقرار گردد و تصمیمات اتخاذشده‌ مدیر به‌درستی توسط افراد اجراشود ؛ این‌جاست که مدیران نیاز به هنر اقتدار و علم سیاست دارند تا از طریق نفوذ بر افراد ، توانایی‌های سازمان در اجرای به‌موقع تصمیمات را افزایش ‌دهند .

مراحل انجام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟

مراحل انجام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟

مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه را می تون به شرح زیر تقسیم بندی نمود:

1 - تحلیل پروژه

1-1- مروری بر اهداف و شرایط اجرایی پروژه

1-2- تفکیک پروژه و تهیه فهرست فعالیتها

1-3-بررسی روابط بین فعالیتها و تهیه فهرست آن

1-4- ترسیم شبکه پروژه

2 - برآورد مدت ، هزینه و منابع اجرایی

2-1- برآورد حجم عملیات و منابع موردنیاز فعالیتها

2-2- برآورد مدت و اجرای فعالیتها

2-3- برآورد هزینه‌های غیر مستقیم پروژه

2-4- تهیه بودجه تفصیلی پروژه

3 - زمانبندی پروژه

3-1- زمانبندی شبکه پروژه

3-2- تهیه جدول مشخصات پروژه

3-3- بررسی شرایط نامناسب جوی

3-4- بررسی سایر مسایل و مشکلات احتمالی

4 - برنامه‌ریزی منابع و شناخت رابطه زمان-هزینه

4-1- برنامه‌ریزی و تخصیص منابع

4-2- بررسی رابطه زمان-هزینه

4-3- تاریخگذاری پروژه

5 - تهیه برنامه نهایی و اجرایی پروژه

5-1- صدور مجوز برای شروع پروژه

5-2- تهیه برنامه نهایی و اجرای یپروژه

5-3- تامین منابع اجرایی پروژه

6 - اجرای پروژه

6-1- هدایت و اجرای پروژه

7 - ارزشیابی و نظارت پروژه

7-1- ارزشیابی پیشرفت اجرای فعالیتها

7-2- ارزشیابی هزینه‌های اجرایی

7-3- مقایسه نتایج بدست‌آمده با پیش‌بینی‌ها

7-4- به‌هنگام کردن پروژه

7-5- تهیه گزارش‌های مدیریتی

8 - تصمیم‌گیری مدیریت

8-1- ارزشیابی پیشنهادها

8-2- تصمیم‌گیری مدیریت و اعمال واکنشهای مناسب و مقتضی