روش مدیریت اجرائی پروژه

روش مدیریت اجرائی پروژه

در این قسمت بخشهای اجرائی مسئول می باشند تا عملیات اجرایی پروژه را بر اساس روش های تأیید شده و متدولوژهایی که این شرکت برای فعالیت های اجرائی خود درواحدهای نفتی و پتروشیمی تهیه می نماید اجرا و تکمیل نماین.  لذا شرح مختصری از فعالیتهایی که امورات مختلف پروژه برای تکمیل یک پروژه انجام خواهند داد ذیلا ارائه می گردد.

1-    دفتر فنی

خدمات فنی ومهندسی ذیل بعهده دفتر فنی می­باشد:

-         دسته بندی کلیه نقشه ها ومدارک فنی جهت سهولت انجام کار و قابل دسترس بودن چنین مدارکی

-         ثبت کلیه نقشه هاو مدارک با قید آخرین تغییرات

-         مطابقت کلیه نقشه ها ود مدارک با یکدیگر بطوریکه در زمان اجرای پروژه مشکل و تناقضی در مدارک اسناد و نقشه ها وجود نداشته باشد.

-         تهیه نقشه های کارگاهی درصورت نیاز

-         استخراج اطلاعات مورد نیاز واحد های مختلف

-         آمادگی جهت هرگونه اطلاعات فنی مورد نیاز درکارگاه

-         تهیه لیست اجناس مورد نیاز نفرات اجرائی کارگاه بصورت روزانه ، هفتگی و ماهانه

-         تهیه MTO ، لیست اجناس مورد نیاز کارگاه و مطابقت آن با اجناس موجود درانبار و تهیه لیست کمبود آن

-         به روز نمودن کلیه اجناس موجود درکارگاه

-         تنظیم انجام کارنفرات کارگاهی با مواد موجود درکارگاه

-         تهیه گزارشات فنی از مسائل ومشکلات جهت تصمیم گیریهای اساسی

-         به  روز نمودن برنامه های اجرائی

-         ارائه خدمات کامپیوتری

-         نظارت براجرای کنترل کیفی کار

-         نظارت وهدایت گروه تدارکات جهت دریافت مصالح از انبارهای کارفرما و حصول اطمینان از استفاده صحیح طبق نقشه ها واسناد و مشخصات در کارگاه

2-   برنامه ریزی

-         انجام امور برنامه ریزی با نرم افزارهای کامپیوتری به روز

-         تهیه برنامه ریزی بحرانی انجام کاراجرائی

-         تهیه جزئیات برنامه ریزی

-         کنترل پروژه

-         تهیه گزارش از پیشرفت فیزیکی کار در تقاطع خاص

-         تهیه و تنظیم صورت جلسه های اجرای کار وصورت وضعیتهای ماهیانه با توجه به پیشرفت کار پروژه

3-  امور پشتیبانی

-         بخش امور پشتیبانی وظیفه نگهداری تجهیزات و اجناس مورد نیاز گروه های اجرائی وهمچنین ذخیره سازی مواد و مصالح مصرفی مختلف در تقاطع مختلف می باشد و از قسمتهای ذیل تشکیل گردیده است :

-         انبار مصالح مصرفی

-         انبار قطعات

-         انبار مصالح عمومی

-         انبار کالای پروژه

-         انبار لوازم و ابزار مورد نیاز کارگاه

-         پشتیبانی درجهت سرویس دهی به بخشهای مختلف کارگاهی ازنظرماشین آلات مورد نیاز آنها

4-   ایمنی و حفاظت محیط زیست

ما طی سالها و به تجربه آموختیم که ایمنی محیط کار و سلامت کارکنان از مهمترین اصول کار است لذا ایمنی (HSE) را در اجرای پروژه ها در سر لوحه کار خود قراردادیم.

این  شرکت جهت اجرای کارها بصورت ایمن و حفظ سلامت افراد و محیط زیست روش ها و دستورالعمل هائی را تهیه و تدوین نموده است. در میان مواردی که بایستی در طول پروژه به اجرا گذارده شوند مواردی وجود دارد که در کارگاههای اینشرکت بطور روزمزه همیشگی کنترل می گردد که سر فصل آنها بشرح می باشد:

-         آموزش ایمنی به تمامی کارکنان پروژه متناسب با شغل و تخصص ایشان قبل از ورود به سا یت وصدور گواهی از سوی واحد ایمنی بنام فرد آموزش دیده.

-         ملبس نمودن تمامی افراد به البسه ایمنی قبل از ورود به سایت.

-         بررسی وضعیت آزما یش وسا یل حمل و نقل و صدور گواهی Certificate Condition  برای این دسته از تجهیزات با توجه به این امر که این تجهیزات عوامل اصلی بروز تصادفات و ایجاد خطر در محیط های کار و مسیر های رفت و آمد هستند.

-         همانگونه که در بخش اجرای کارها توضیح داده شد اینشرکت قبل از هر فعالیتی ابتد ا روشهای اجرا را تهیه خواهد نمود. اجرای روش تصویب شده به لحاظ رعایت موارد ایمنی خواسته شده در این روش توسط مسئول ایمنی کارگاه کنترل و نظارت خواهد شد.

-         تهیه Check List از وضعیت ایمنی فعالیتهای در دست اجرا و کنترل مستمر موارد تا حذف احتمال بروز حادثه و رفع مشکلات و پیگیری ادامه فعالیتها بصورت صد در صد ایمنی.

-         نظارت بر Waste Management’s Site Cleaning بصورت مستمر

-         محصور نمودن و ایمن نمودن گود برداریها و مکانهائی که خطر سقوط را ایجاد می کنند.

-         بازرسی و کنترل سیستمها و تابلوهای برق موقت بصورت مستمر زیرا تمامی تابلوهای برق موقت که در دوران اجرای کارپروژه به کار گرفته خواهند شد باید به کلید Earth Leakage Circuit Breaker مجهز باشند  تا در صورت بروز اتصال کوتاه بین تجهیزات و ابزار مورد استفاده با برق هیچگونه خطری متوجه افراد نگردد.

5-   کنترل کیفیت

در مهندسی کنترل کیفیت این شرکت کارهای مربوط به اسناد و مدارک پروژه و همچنین اجرای عملیات پروژه را بر طبق استانداردها و مشخصات فنی پروژه کنترل و آنها در کتابچه ها و فرمهای مربوطه ثبت می نمایند و در پایان پروژه همراه با کتابچه تکمیل مکانیکی واحد به کارفرما ارائه می نمایند خلاصه فرمها و دستورالعمل ها در کتابچه QA/QC Manual این شرکت ارائه شده است.

6-   آزمایشات

از آنجاییکه کارهای آزمایشات غیرمخرب  در انحصارشرکت های خاص است لذا شرکت بهسازان توسعه آرمان کارهای آزمایشات غیر مخرب خود را به پیمانکار دست دوم واگذار می نماید. یکی از پیمانکاران همکار این شرکت، شرکت متالوژی رازی  می باشد.

7-  تهیه روش های تحویل متریال پروژه و انبارداری کالا

کالاهای پروژه با تنظیم فرمهای درخواست کالا و درج مشخصات فنی کامل از کارفرما درخواست و پس از تحویل به کارگاههای ساخت و یا محل نصب انتقال داده خواهد شد. کالاهای کوچک که تا هنگام مصرف بایستی نزد پیمانکار نگهداری شود، به انبارهای پیمانکار منتقل و در آنجا حفظ و نگهداری خواهد شد . روش انبارداری و نرم افزاری که بهسازان توسعه آرمان جهت انبارداری کالای پروژه استفاده خواهد کرد بلافاصله پس از موثر شدن قرارداد به کارفرما ارایه خواهد شد تا کارفرما و پیمانکار بتوانند بطور همزمان کالاهای پروژه را کنترل نمایند .

8-  تجهیز کارگاه

امکانات لازم کارگاهی شامل ماشین آلات، ابزار آلات، کانکس های دفتری، کانتینرهای انبار و لوازم خوابگاهی جهت تجهیز و بکارگیری نیروی انسانی را داشته و بتواند کارگاه خود را در کمتر از یک ماه زمان تجهیز نماید

یک مدیر پروژه باید دارای چه توانمندیهایی باشد ؟

یک مدیر پروژه باید دارای چه توانمندیهایی باشد ؟

دامنه‌ عملیاتی پروژه‌ها و اعمال مدیریت بر آنها ، بازه‌ای وسیع‌تر از محدوده‌ خود پروژه را دربردارد . سازمان اجرای پروژه معمولا به ‌عنوان بخشی از سازمان‌ها ، شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی مطرح ‌است . ساختار سازمان ‌اجرایی پروژها ، اغلب متاثر از اقتضا و محدودیت‌های استفاده از منابع ‌کاری در آنها هستند . در هرشکلی از سازمان ‌اجرایی پروژه ، این مدیر پروژه است که به ‌عنوان مسئول آن و تحویل‌دهنده‌ کار مطرح ‌است . در سازمانهای پروژه‌مدار ، مدیر پروژه کلیه‌ اختیارات و استقلال یک مدیر را دارا بوده ، کلیه‌ بخش‌ها را شخصا مدیریت‌ می‌کنند . این وضع در سازمانهای وظیفه‌ای که بر مبنای پروژه‌ها طراحی نشده‌اند متفاوت است و مدیر در آنها بیشتر یک هماهنگ‌کننده یا پیگیری‌کننده است .

مدیریت ‌عمومی دربرگیرنده‌ طیف ‌گسترده‌ای از جنبه‌های مختلف سرپرستی فعالیتهای مستمر است . مهارت‌های مدیریت‌ عمومی ، پایه و مبنای اصلی مهارت‌های مدیریت‌ پروژه هستند و آگاهی کامل از آنها اغلب برای مدیران‌ پروژه ضروریست . تواناییهای یک مدیر پروژه از دیدگاه PMBOK به‌شرح ذیل است :

1 - رهبری

رهبری (Leadership) و مدیریت (Management)، از یکدیگر متمایزند ولی نیاز توامان به آنها در پروژه احساس‌می‌شود . مدیریت توجه‌خاص به سازگاری بین نتایج اصلی حاصله و انتظارات متولیان و مجریان است درحالیکه رهبری شامل موضوعات زیر است :

Ø     تعیین اهداف ‌سازمانی : مشخص ‌نمودن اهداف و تبیین استراتژی دستیابی به آنها .

Ø  همسوسازی متولیان و مجریان : ایجاد ارتباط و همسوسازی اهداف ‌فردی و ایجاد انگیزه‌ همکاری‌ مشترک بین دست‌اندرکاران برای حصول به اهداف سازمانی .

Ø  ایجاد انگیزش : کمک به متولیان و مجریان در ایجاد انگیزه در آنها برای غلبه ‌بر مشکلات محیطی ، قوانین اداری و سایر محدودیت‌های فردی .

انتظار می‌رود در پروژه‌ها ، به‌خصوص پروژه‌های بزرگ ، مدیر پروژه ، رهبر نیز باشد . این رهبری نه ‌تنها در امور پروژه ، که در همه‌ بخش‌های ارتباطی اعضای تیم ‌پروژه جریان‌ می‌یابد .

2- ارتباطات

موضوع‌اصلی ارتباط (Communicating)تبادل اطلاعات است . طراحی و پیاده‌سازی جریان درست داده‌های دقیق و پردازش مناسب آنها به‌منظور دستیابی به اطلاعات درست، از مهارتهای مهم مدیریت‌ عمومی است . انواع روش‌های ارتباطی در پروژه گسترده است و طیف وسیعی شامل ارتباطات شفاهی ، نوشتاری ، شنیداری و گفتاری ، رسمی و غیررسمی ، داخلی و خارجی ، عمودی و افقی را دربردارد .

مدیر پروژه باید روش ‌درست انتقال اطلاعات و چگونگی برقراری ارتباط در هر بخش را به‌ دقت طراحی کند تا از گردش مطلوب اطلاعات در سازمان پروژه‌اش اطمینان ‌یابد . داشتن اطلاعات درست ، دقیق و به‌هنگام ، از پیش‌شرط‌های لازم برای تصمیم‌سازی است . اهمیت این مساله در پروژه‌ها به‌حدی است که PMBOK، فصل‌دهم خود را به مساله‌ ارتباطات در پروژه اختصاص داده ‌است .

3- مذاکره

مذاکره (Negotiation) مشاوره و رایزنی با دیگران برای کسب نتیجه و دستیابی به توافقی‌مشخص است . بسیاری از توافقات با حضور طرفین یا نمایندگانشان و با گفتگو حاصل‌می‌گردد . میانجی‌گری ، حکمیت و داوری ، برخی اشکال گوناگون مذاکره هستند . مذاکرات در پروژه‌ها، به‌دفعات و در زمان‌های مختلفی صورت‌ می‌پذیرد .

4- حل‌وفصل اختلافات

حل مشکلات پروژه (Problem Solving) ، تلفیق توام بیان ‌مسایل ‌روزمره و اخذ تصمیم است . حل ‌مشکلات نیاز به ریشه‌یابی آنها و یافتن علت‌ومعلول‌هاست . حل‌وفصل مشکلات ، شامل تجزیه و تحلیل مساله و تعیین راه‌حل‌های مناسب و سپس انتخاب یکی از آنان ، از فعالیتهای مهم مدیریت است . تصمیمات باید به‌موقع اتخاذ شوند و اجرای آنها به‌دقت پیگیری‌ شود .

5- تاثیر بر سازمان

توانایی ‌سازمان ، قابلیت انجام به‌موقع امور است . برای ایجاد این قابلیت باید هماهنگی مناسب بین اجزای سازمان برقرار گردد و تصمیمات اتخاذشده‌ مدیر به‌درستی توسط افراد اجراشود ؛ این‌جاست که مدیران نیاز به هنر اقتدار و علم سیاست دارند تا از طریق نفوذ بر افراد ، توانایی‌های سازمان در اجرای به‌موقع تصمیمات را افزایش ‌دهند .

مراحل انجام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟

مراحل انجام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟

مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه را می تون به شرح زیر تقسیم بندی نمود:

1 - تحلیل پروژه

1-1- مروری بر اهداف و شرایط اجرایی پروژه

1-2- تفکیک پروژه و تهیه فهرست فعالیتها

1-3-بررسی روابط بین فعالیتها و تهیه فهرست آن

1-4- ترسیم شبکه پروژه

2 - برآورد مدت ، هزینه و منابع اجرایی

2-1- برآورد حجم عملیات و منابع موردنیاز فعالیتها

2-2- برآورد مدت و اجرای فعالیتها

2-3- برآورد هزینه‌های غیر مستقیم پروژه

2-4- تهیه بودجه تفصیلی پروژه

3 - زمانبندی پروژه

3-1- زمانبندی شبکه پروژه

3-2- تهیه جدول مشخصات پروژه

3-3- بررسی شرایط نامناسب جوی

3-4- بررسی سایر مسایل و مشکلات احتمالی

4 - برنامه‌ریزی منابع و شناخت رابطه زمان-هزینه

4-1- برنامه‌ریزی و تخصیص منابع

4-2- بررسی رابطه زمان-هزینه

4-3- تاریخگذاری پروژه

5 - تهیه برنامه نهایی و اجرایی پروژه

5-1- صدور مجوز برای شروع پروژه

5-2- تهیه برنامه نهایی و اجرای یپروژه

5-3- تامین منابع اجرایی پروژه

6 - اجرای پروژه

6-1- هدایت و اجرای پروژه

7 - ارزشیابی و نظارت پروژه

7-1- ارزشیابی پیشرفت اجرای فعالیتها

7-2- ارزشیابی هزینه‌های اجرایی

7-3- مقایسه نتایج بدست‌آمده با پیش‌بینی‌ها

7-4- به‌هنگام کردن پروژه

7-5- تهیه گزارش‌های مدیریتی

8 - تصمیم‌گیری مدیریت

8-1- ارزشیابی پیشنهادها

8-2- تصمیم‌گیری مدیریت و اعمال واکنشهای مناسب و مقتضی

مراحل انجام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟

مراحل انجام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟

مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه را می تون به شرح زیر تقسیم بندینمود:

1 - تحلیل پروژه

1-1- مروری بر اهداف و شرایط اجراییپروژه

1-2- تفکیک پروژه و تهیه فهرست فعالیتها

1-3-بررسی روابط بینفعالیتها و تهیه فهرست آن

1-4- ترسیم شبکه پروژه

2 - برآورد مدت ، هزینهو منابع اجرایی

2-1- برآورد حجم عملیات و منابع موردنیاز فعالیتها

2-2- برآورد مدت و اجرای فعالیتها

2-3- برآورد هزینه‌های غیر مستقیم پروژه

2-4- تهیه بودجه تفصیلی پروژه

3 - زمانبندی پروژه

3-1- زمانبندی شبکهپروژه

3-2- تهیه جدول مشخصات پروژه

3-3- بررسی شرایط نامناسب جوی

3-4- بررسی سایر مسایل و مشکلات احتمالی

4 - برنامه‌ریزی منابع و شناخت رابطهزمان-هزینه

4-1- برنامه‌ریزی و تخصیص منابع

4-2- بررسی رابطهزمان-هزینه

4-3- تاریخگذاری پروژه

5 - تهیه برنامه نهایی و اجراییپروژه

5-1- صدور مجوز برای شروع پروژه

5-2- تهیه برنامه نهایی و اجراییپروژه

5-3- تامین منابع اجرایی پروژه

6 - اجرای پروژه

6-1- هدایت و اجرای پروژه

7 - ارزشیابی و نظارت پروژه

7-1- ارزشیابیپیشرفت اجرای فعالیتها

7-2- ارزشیابی هزینه‌های اجرایی

7-3- مقایسه نتایجبدست‌آمده با پیش‌بینی‌ها

7-4- به‌هنگام کردن پروژه

7-5- تهیه گزارش‌هایمدیریتی

8 - تصمیم‌گیری مدیریت

8-1- ارزشیابی پیشنهادها

8-2- تصمیم‌گیری مدیریت و اعمال واکنشهای مناسب و مقتضی

ساختار شکست کار

ساختار شکست کار در مدیریت پروژه و مهندسی سیستم‌ها، ابزاری برای مشخص‌کردن و طبقه‌بندی کردن اجزای کاری می‌باشد بصورتیکه کمک به سامان‌دادن و مشخص‌کردن وسعت کلی کار در پروژه می‌کند. تعریف ساختار شکست کار ساختار شکست کار را می‌توان بدین ترتیب تعریف کرد: یک ساختار شبکه‌ای یا درختی به صورت گرافیکی است برای نشان دادن روش تولید محصول یا خدمت شامل، بخش‌های سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات و سایر وظایفی که یک سازمان یا شرکت انجام می‌دهد مانند کارهایی که باید انجام شود تا یک محصول یا خدمت مشخص تولید و یا ارایه شود. در این تعریف منظور از «کارهایی که باید انجام شود» انجام و اتمام یک پروژه با بودجه و زمان مشخص است. تدوین ساختار شکست کار به عنوان یک نظام کاری، برای اطمینان از مشارکت‌کنندگان در اجرای پروژه، اعم از کارفرما، پیمانکاران/فروشندگان است که همگی بدانند چه عملیاتی برای تکمیل پروژه مورد نیاز است. استفاده از ساختار شکست کار به عنوان یک شالوده اطلاعاتی، برقراری ارتباط صحیح در باره پروژه را برای گروههای کاری و سازمانهای حکومتی ناظر بر پروژه و سایر فرایندهای قانونی، از طریق کاربرد یک مبنای مشترک، تسهیل می‌کند.

کاربران ساختار شکست کار در اجرای پروژه‌های بزرگ، علاوه بر کارکنان پروژه، عواملی چون سرمایه‌گذاران، تامین‌کنندگان مالی، پیمانکاران، در بعضی موارد سازمانهای دولتی و موسسات با دانش تکنولوژیکی پیچیده،دخالت و مشارکت دارند که بیشتر از گذشته به اطلاعات چندگانه و متمرکز نیاز دارند. رعایت الزامات حکومتی و مقررات قانونی و مسوولیت نظارتی سازمانها، به اطلاعات و زبان مشترک نیاز دارند. فلسفه ایجاد کد برای هر یک از عملیات در WBS و متدولوژی آن، می‌تواند این نیاز اطلاعاتی کلیه مراجع و واحدها را مرتفع کند. در حقیقت در اجرای پروژه، ساختار شکست کار یک داده و زبان مشترک است و ابزاری برای برقراری ارتباط بین کاربران مختلف در پروژه است که کاربرد موثری دارد. در تامین داده‌های مورد نیاز برای تدوین ساختار شکست کار، دو گروه شامل گروه عملیاتی پروژه و گروه‌های حاکمیتی و مسوول دخالت دارند. گروه‌های عملیاتی شامل، طراحی و مهندسی، ساخت و اجرا، مدیریت مالی، اداری و تامین تجهیزات و گروه‌های حاکمیتی و مسوول مانند، کارفرما/صاحب‌کار، سازمانهای دولتی و پیمانکاران هستند. یک ساختار شکست کار خوب طراحی و تدوین شده، گروه‌های عملیاتی و مسوول را قادر می‌سازد که ارتباطات دقیق و منظمی با هم داشته باشند.

داده‌های اولیه برای تهیه WBS برای تهیه یک ساختار شکست کار کامل و بدون نقص، داده‌ها و مواد اولیه باید گردآوری شود. این داده‌ها که در زمینه‌های مختلف است به قرار زیر هستند: - بودجه- نحوه و مقدار تامین مالی و جریان نقدینگی (Cash Flow) سالیانه را مشخص می‌کند. - برآورد هزینه، میزان هزینه‌های پروژه را بر مبنای تامین خدمات فنی و مهندسی، تامین کالا و تجهیزات و هزینه‌های ساخت، اجرا و نصب و راه‌اندازی را تعیین می‌کند. - بهره‌وری- نرخ بهره‌وری مورد انتظار برای عوامل درگیر در اجرای پروژه عامل مهمی در تدوین ساختار شکست کار است. - زمان‌بندی- جدول و برنامه زمان‌بندی و ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه از ابتدای کار تا خاتمه پروژه عامل مهمی در تعیین روش کار است. - منابع- برای اجرای پروژه از منابعی مانند سرمایه، ماشین‌آلات، تجهیزات، نیروی انسانی و مواد مصرفی استفاده می‌شود که اطلاعات آنها برای تدوین ساختار شکست کار ضرورت دارد. پس از آنکه کلیه داده‌های پیش گفته فراهم شد، آنگاه کارشناسانی که ساختار شکست کار را تنظیم می‌کنند، کلیه ردیف‌ها و رده‌های عملیاتی را تعریف و تدوین می‌کنند. این تعاریف علاوه بر آنکه کلیه عوامل را قادر می‌سازد که حول یک شالوده مشترک اقدام و حرکت کنند، موجب ارتباط سه جانبه هزینه، زمان‌بندی و بهره‌وری بر محور ثابت و در نهایت باعث اندازه‌گیری مناسب پیشرفت کار و کنترل پروژه می‌شود. گردآوری مجموعه اینگونه اطلاعات بر مبنای مشترک، در مورد قابل قیاس بودن عملیات انجام شده با خطوط مبنای معین، اطمینان ایجاد می‌کند. اطلاعات حاصل از گروه‌های مختلف، علاوه بر آنکه در تهیه بودجه، زمان‌بندی و برآورد هزینه‌ها کاربرد دارد در تدوین خطوط مبنای برآورد هزینه و زمان‌بندی ساخت و اجرا موثر است. بنابراین ساختار شکست کار از مرحله شروع تا انتهای پروژه در برنامه‌ریزی،اجرا و کنترل و اصلاح بکار می‌رود. ساختار شکست کار ابزاری است برای کلیه کاربران پروژه تا بر تامین خدمات و تجهیزات، اجرا و اتمام موفقیت‌آمیز پروژه نظارت و کنترل داشته باشند.

ترکیب سیستم‌ها – کاربرد WBS عوامل و سیستم‌های اجرا و کنترل پروژه از قبیل، زمان‌بندی، برآورد، سنجش پیشرفت و عملکرد، نیروی انسانی، تامین تجهیزات، پایش و کنترل هزینه‌ها و سایر نظام‌ها به اطلاعات نیازمند است. انتقال اطلاعات بین واحدهای مختلف پروژه و سایر سازمانهای مرتبط با پروژه، باید به صورت صحیح عملکرد داشته باشد تا اطلاعات لازم بین واحدها و سیستم‌های فرعی به موقع و دقیق انتقال یابد سیستم کنترل پروژه چه به صورت دستی و چه به صورت خودکار و ماشینی،به عنوان سیستم جمع‌آوری به موقع اطلاعات اجرایی و به جریان انداختن این نوع اطلاعات از طریق تنظیم گزارش‌های مختلف و ارایه پیش‌بینی‌ها به مدیر پروژه به مقدار زیادی به ساختار شکست کار مناسب و کاربردی نیاز دارد.

مراحل تدوین ساختار شکست کار 1. موضوع و هدف کلی کار را مشخص کنید. 2. موضوع تعیین شده را به دسته های رده دوم از نظر اهمیت تقسیم کنید. این شاخه ها باید نمایانگر احتیاجات و فعالیتهایی باشند که مستقیماً به هدف اولیه ختم می شوند و یا برای تکمیل کار حتماً باید انجام شوند. تیم تدوین مداوماً باید سوالات زیر را مطرح کند که: - برای رسیدن به این هدف چه چیزهایی مورد نیاز می باشد؟ - سپس چه اتفاقی خواهد افتاد؟ - چه چیزهایی باید مورد توجه قرارگیرد؟ 3. برای هرکدام از عناوین مهم فوق جزئیات بیشتری در نظر بگیرید. 4. WBS تدوین شده را از نظر کامل بودن و سیر منطقی آن کنترل کنید.

ساختار شکست کار بعنوان زیربنای ماتریس توزیع مسؤولیتها،زمانبندی شبکه ای، تخمین و تخصیص هزینه، آنالیز ریسک، چارت سازمانی، هماهنگی اهداف، کنترل (شامل مدیریت پیمان) بکار می رود.

روشهای شکست کارها

روش اول 1- با گرایش به اقلام قابل تحویل: مفیدترین ودشوارترین روش تهیه WBS است. محصولات سیستمهای عملکردی: اجزاء سیستمهای عملکردی معمولاً محصولات می باشد. نواحی فیزیکی 2- با گرایش به برنامه زمانی فعالیتها فازهای پروژه 3- با گرایش به منابع پروژه دیسیپلین ها واحدهای مدیریتی: با استفاده از وارد کردن عناصرOBS به WBS منابع مالی: با استفاده از وارد کردن RBS به WBS

روش دوم 1. دیسیپلینهای عملکردی و تکنولوژیکی. 2. ساختار سازمانی، در صورتیکه بتوان کل کار را بصورت واضح میان گروهها یا افراد مختلف تقسیم نمود. 3. سیستمها و زیر سیستمها. 4. سازندگان دخیل در پروژه. 5. موقعیت فیزیکی مجموعه های دخیل که برای تکمیل پروژه بکار می روند.

روش سوم 1. بر مبنای محصول 2. بر مبنای فازبندی پروژه 3. بر مبنای عملکردها